بي شك براي شما هم پيش آمده است كه مسئول تدوين صورت جلسه كامل و دقيقي براي يك جلسه شده باشيد. معمولا هنگام تدوين اولين صورت جلسه امكان توجه به تمام زواياي تنظيم يك صورت جلسه مناسب سخت است، چرا كه صورت جلسه مورد نظر بايد علاوه بر اينكه اهداف و نيازهاي جلسه را برآورده مي نمايد بتواند بعنوان مرجع مناسبي در آينده نيز مورد استناد قرار گيرد.
اگر در خود صبر و حوصله كافي سراغ داريد، مي توانيد با خواندن اين دست نوشته و مرور مستمر آن قبل از تدوين صورت جلسات آتي، دانش كافي براي تدوين صورت جلسات رسمي را آموخته و با نوشتن حداقل ده صورت جلسه با توجه به مباني مطرح در اين دست نوشته، به مهارت كافي در تدوين يك صورت جلسه مناسب دست يابيد. بدين منظور كافيست پنج گام تشريح شده را به ترتيب مدنظر قرار دهيد.
گام اول: استفاده از يك الگوي مناسب
اگر مي خواهيد هنگام نوشتن صورت جلسه، براي يادآوري اطلاعات عمومي جلسه و همچنين ثبت نكات كليدي زمان زيادي را صرف نكنيد، بايد قبل از برگزاري جلسه براي آن آماده شويد. از اين رو هميشه يك الگوي مناسب براي يادداشت اطلاعات جلسه و نكات مطرح شده در آن همراه داشته باشيد.
شما مي توانيد به راحتي از الگوي پيشنهادي در اين دست نوشته استفاده كرده و يادداشت لازم را قبل از شروع جلسه و حين آن با ثبت در اين الگو و يا الگوهاي مشابه انجام دهيد.
گام دوم: يادداشت هاي قبل از جلسه
زمان هاي ابتدايي جلسه كه معمولا به خاطر به موقع حاضر نشدن اعضاي جلسه، با كندي و تشويش خاطر سپري مي شود موقع مناسبي براي تنظيم بخش هاي عمومي يك صورت جلسه است.
محل برگزاري، ساعت شروع، تاريخ برگزاري، موضوع جلسه، نام دبيرجلسه، نام و سمت اعضاء جلسه معمولا اطلاعات عمومي يك جلسه هستند كه در اكثر اوقات قبل از شروع جلسه مشخص مي باشند و شما مي توانيد قبل از رسمي شدن جلسه اين اطلاعات را در صورت جلسه يادداشت كنيد.
بدين ترتيب علاوه بر اينكه بخشي از صورت جلسه را تنظيم كرده ايد، از اتلاف وقت خود نيز جلوگيري نموده ايد.
دانلود قانون تجارت